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欣欣教育基金会学校项目管理系统

 

2014对欣欣基金会的信息技术充满挑战。随着欣欣学校项目不断推广和北京代表处发展壮大, 我们重新设计了学校项目数据管理平台,以减少手动操作, 方便网上申请, 数据自动更新。此平台不仅管理学校资料, 而且维护项目资料、申请审批流程、学校问卷调查、及老师经验分享。这些数据对欣欣长期持续的发展有非常重要的意义, 尤其能对欣欣公网及时提供信息, 定期向支持者汇报进展需求, 变革基金会传统运作方式。此系统复杂度较高, 从基本功能开始, 分三期来设计实现。目前, 第一期基本完成, 2015春启用。

 

请所有欣欣义工和有上网条件的欣欣学校用户启用此系统, 替代原有欣欣学校数据库和网上报名表。原有数据库中的KNOWLEDGEBASE(按部门分类的文档库)正在二期开发中, 请登录原有欣欣学校数据库查找相关文档。

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用户指南目录:如果有疑问,请联络 admin@shinshinfoundation.org。

1. 注册帐号及维护个人信息

图示附件: 学校用户如何注册帐号、找回登录密码、维护个人信息?

图示附件: 欣欣区域负责人如何审核学校用户?

2. 查看学校及更新所属学校数据

图示附件: 学校用户(老师或校长)如何填写学校调查表?

图示附件: 区域负责人如何审核/编辑学校数据?

3. 申请项目及关注进展

图示附件: 学校用户(老师或校长)如何网上申请项目?

图示附件:学校用户如何查看项目申请状态?

图示附件:负责人如何填写、查看、导出、修正填表结果?

图示附件:  区域负责人如何审批申请?

图示附件:  项目负责人如何审批申请?

4. 项目负责人设置项目实例

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1. 注册帐号及维护个人信息

如果您已是欣欣义工,并在2013年六月之后曾登录原有数据库,请用原有数据库的账号信息登录此系统。如果您最近加入欣欣,欣欣IT会尽快按照人事部提供的信息,为您设置账号,发送邀请电邮。如果有疑问,请联络 admin@shinshinfoundation.org。

1) 如果您不是欣欣义工,请按照以下步骤注册申请账号。

图示附件: 学校用户如何注册帐号、找回登录密码、维护个人信息?

第一步: 点击右上角“注册”进入注册页面;

第二步: 输入登录ID。 如果有命名冲突, 请加入数字在ID中。请选择一个易于记住的登录名。 输入密码,并确认。 请记录ID及密码以便登录使用。

第三步: 输入中文全名,分别用拼音输入“姓”和“名”, 方便用户查询。

第四步: 输入电子邮件地址(请检查拼写正确,以免丢失系统发的电邮)。 选择用户类型 (“申请义工”, “校长”,  “老师” 及 “合作方“),  并上载真实头像照片, 以便欣欣相关义工核实注册人身份。

如果您是申请义工,您的联络信息会转发到欣欣人事部。如果是学校用户“校长”或“老师”, 请选择您所属的地区和学校。如果是合作方,请选择相关组织部门。

第五步: 点击 右下角的 “注册” 按钮,完成后,可以用您在第一步输入的ID登录。您的身份将暂时为 “Guest” (客人), 直到核实后,激活您所选择的用户帐号类型,系统将发送电邮通知您。

老师(Teacher)和校长(Principal)用户在身份核实后,可以看到调查及申请表格,开始参与项目运作。

针对所有用户, 如果您忘记ID或密码, 请在登录页面点击“忘记了用户ID或密码?”链路,输入您账号的电邮地址, 并提交“发送登录ID和密码”。系统会发电邮至此邮箱,提供确认更改密码的链路和零时密码。请用临时密码登录后,点击右上角的“个人信息”,及时更改密码, 并记录备用。如果个人信息(联络方法, 等)有变化,请随时更新。

2) 欣欣区域负责人审核学校用户步骤如下:

图示附件: 欣欣区域负责人如何审核学校用户?

第一步:打开系统电邮(admin@shinshinfoundation.org), 发至负责人欣欣邮箱(美国境内义工)或注册电邮地址(中国内陆义工)。邮件标题是New School User Audit, 内容包括“某某学校有一个新联系人等待审核:用户登录名“ 和审核链路。

第二步:点击审核链路(嵌入到用户登录名), 用义工账号登录后,进入学校用户列表。

第三步:列表的“操作“列下,点击“眼睛“图标查看用户注册信息,确认后,点击“钩式“图标审核此用户。审核通过的用户会接到电邮通知,正式启用学校用户身份。

2. 查看学校及更新所属学校数据

“学校”是主菜单的第二项, 其子目录的第一项是“学校查询”。学校可以按照 “年份”, “地区”, “阶段”, “学校ID” (系统内部ID), “学校编号” (欣欣学校编号), 及 “学校名” (可以是全名中的部分字段,如 “土家族”。请注意,欣欣原有数据库记录的名称是繁体字,如果查询简体没有结果,可以用繁体查询。)系统可以导出这些学校数据为CSV文件(可以用微软办公软件打开),存在您本地电脑备用。

学校查询页面的“我的学校”被选后, 会立即显示您所在或所负责的学校。列表中的数据是从欣欣原有数据库转移的,项目相关的历史数据尚待整理输入,如 “上个项目年份”和“活跃的项目案例数”。

1)学校用户填写“学校调查表”更新“学校数据”

图示附件: 学校用户(老师或校长)如何填写学校调查表?

点击第一列的学校ID链路, 进入学校页面。页面左方有可点拉子菜单,请学校用户检查“一般信息” , 如果发现数据遗漏或错误,请与区域负责人联络。同时, 每个学校用户有修改所属学校"联系方式"的权限,直接在子菜单“联系方式”下的页面,添加及删除学校联络人信息。 学校用户可以通过填写“学校调查表”更新“学校数据”。发布的学校调查表链路, 位于所属学校页右方,也可以在主菜单“表格“下找到, 标题为年份加 “学校调查表“(例如“2015学校调查表”)。学校用户也可以随时直接“编辑”所属的学校数据,但是所有数据必须由区域负责人审核后,更新到学校页面。

2) 区域负责义工在学校页审核及编辑数据

图示附件: 区域负责人如何审核/编辑学校数据?

填写学校调查表后,相关区域负责义工会收到电邮通知,在学校页审核及编辑数据,系统会发给学校用户数据更新状态的电邮。如果您是本学校欣欣区域负责人(RM)或欣欣学校负责人(SM), 直接有权限编辑学校数据,上载文件, 及管理网络链接。除了客人(GUEST)用户外, 其他用户可以添加评论,负责人用户可以管理监督评论区。

在学校页审核/编辑数据步骤如下:

第一步:学校用户填写学校调查表后,系统发电邮至区域负责人邮箱,标题是“School Survey Form Filled“ (学校调查表已填写),并提供查看表格结果的链路, 例如, 2015学校调查表。

第二步: 点击链路,登录系统后,查看填写的表格,如果有明显笔误,点击页面下面的按钮“编辑“修改数据。数据也可以直接进入此学校页面后再编辑。

第三步: 进入此学校页面,在学校数据模块的右边,点击“审核“,列出此学校所有待审核数据。选择数据后,点击“批准“或“驳回“链路。

同时,所有有学校管理权限的义工用户可以进入“我的欣欣“页面, 纵观所有待数据审核的学校, 一一审核。

“学校“下的第二项“地区列表”显示了每个地区的学校数目及链接,点击后列出该地区的所有学校。每个地区的区域负责人信息也在列表中,点击负责人链路会跳出“查看用户”窗口。

3. 申请项目及关注进展

1) 学校用户网上申请项目 

图示附件: 学校用户(老师或校长)如何网上申请项目?

学校用户可以在主菜单“项目”下查看已经发布的项目信息, 项目负责人享有高级权限设置,发布,和管理项目信息。项目主页列出项目负责人,状态,年份,概要及数据,项目实例,文档,网络链接,及评论。

类似于学校页面, 项目页面左方也有可点拉子菜单(摘要,项目实例,项目案例,全部案例,关注,及现在关注), 提供更多项目相关细节。“项目实例“是项目负责人每一年为此项目设置的项目整体执行方案, 而“项目案例”则是每一个针对此项目的申请。例如, 图书计划是一个项目,2015年读书角可以是其项目实例之一,某所学校申请建立图书角是项目案例之一。

学校用户必须首先代表学校,详细填写本年度欣欣学校调查表,以便欣欣了解目前学校状态及需要。请见“学校用户(老师或校长)如何填写学校调查表?”。然后,请根据学校师生和软硬件需求选择本年度欣欣项目,并按要求在截止日期前,填写和更新申请表 。注意, 每个学校用户只能看到自己的申请表填写结果。

针对学校用户,您可以从项目页面查看申请发布状态,或从“表格”主菜单看到所有申请及调查表。以师资培训为例,

第一步: 点击“项目”下子菜单“TeachersTraing(师资培训)”, 进入此项目主页面。

第二步:找到“项目实例”列表,列出所有当年的项目实例 (美术,信息技术,电脑,英语)。

第三步:选择申请项目。点击“Key”列下的链路,例如“英语English2015”。

第四步:仔细阅读项目信息,如“摘要”和“评论”。

第五步:定位“申请表”,点击“操作”列下的“填写”,按要求填写表格。注意,有的表格可以多次填写(例如,替其他老师申请此项目),有的表格只能填一次(例如,虚拟电脑实验室)。

第六步:如果填完后,发现需要修改,请点击“表格”主菜单下的“表格结果”,找到您填的表格。学校用户只能看到自己填的表格内容。点击“操作”列下笔形状的图标,修改已经递交的表格内容。您的区域负责人和学校负责人每次您填写或更新表格时,会收到电邮通知。

所属的区域负责人和相关项目负责人会仔细审阅每一份申请表, 综合评审所有申请,根据本年度计划的项目款额和学校需求,选择性地批准申请。您的申请被批准后,系统会发电邮通知。如果您想对对某个项目/实例/案例紧密关注,可以点击其子菜单“关注” , 加入“当前追随者“。您会收到电邮,更新关注的项目变化进展。

2) 学校用户查看项目申请状态

图示附件:学校用户如何查看项目申请状态?

下面以美术教师培训版2015为例,介绍如何查看您申请的项目案例状态。

第一步: 在“项目”菜单下,进入所选项目的本年度项目实例。例如:项目“TeachersTraining(师资培训)”下的“美术教师培训班2015”。点击进入此项目实例页面。

第二步: 点击展开左边子菜单,点击“过程”,您可以了解本年度此项目的执行流程。所有新建的项目案例的第一步通常是RM审核。

第三步: 点击展开左边子菜单的“项目案例”,您可以看到自己填写的申请已经在此项目实例下成为一新建项目案例。点击在列表中的链接,或操作列下的眼形图标, 即可进入项目案例页面。

第四步: 如果您想随时关注此项目案例的进展,请点击左边子菜单的“现在关注”, 系统会发电邮通知您每一步的进展。

3) 负责人填写、查看、导出、修正填表结果

图示附件:负责人如何填写、查看、导出、修正填表结果?

登录系统后,进入“表格”菜单的主页面。所有发布的表格列在此页,可以按年份和标题里关键字搜索。注意,拥有一般权限的区域负责人没有添加、修改、撤销、关闭、删除的表格操作。针对不能上网的学校,区域负责人可以点击“填写”,选择学校后,代此学校填表。表格结果会自动生成项目案例。

第一步: 点击“填表人数”表列下的数字链接,进入此表格的结果列表页面,所有目前填表结果按照填表时间排序。

第二步: 如果查看某一个填表结果,点击操作表列下的眼行图标;如果查看多个填表结果,选择后,点击“查看内容”,列出选择的多个表格结果。此页面提供“导出”功能,点击后,生成CVS格式的文件,可以用EXCEL或类似办公软件打开。(推荐OPEN OFFICE,免费开源办公软件,易于使用。 )

第三步: 如果查看多个填表结果,点击进入“表格结果”页面。 此页面提供搜索界面(类似左边可点拉菜单),按照 “标题”,“类型”, “年份” 等多项搜索。针对区域负责人,可以查询某个地区学校的填表结果;针对项目负责人,可以查询所属项目实例的填表结果。所有表格结果可以按照“第二步”中的方式查看内容,并导出。
第四步: 如果发现某个表格结果有笔误,可以点击结果页面下面的“编辑”按钮,直接修正并保存。

4) 区域负责人审批申请

图示附件:  区域负责人如何审批申请?

每一个申请表填写完后,就自动成为了此项目实例下的项目案例。

第一步: 系统发电邮通知项目负责人及区域负责人,提供此项目案例的链接, 点击登录并查看申请细节。如果申请表问题中有上载文件,系统自动导入文件在此项目案例下的“文件”区域。

第二步: 根据项目实例里定义的执行过程,每一个项目案例第一步通常是区域负责人初审。如果有多个区域负责人,系统自动分配审核任务给字母顺序靠前的负责人,该负责人如果任务太多,可以和其他负责人商量后,编辑项目案例,分配初审任务给其他负责义工,此义工会收到电邮通知,并在“我的欣欣”页面看到所分配的任务。

第三步:请仔细按要求审核申请。点击左子菜单“完成至下一个步骤”,填写对此案例对评论,如果案例符合要求, 并点击“下一个步骤”,交给此项目的负责人继续审核;如果案例明显不符合要求,请给出理由,点击“Reject”(驳回)。驳回时,系统会再次确认这个决定。注意,有的项目负责人(例如师资培训)要求尽量避免在初审就驳回。但是,项目负责人还是可以返回此步骤,要求区域负责人联络学校,补充申请材料,以满足批准条件。

项目案例页面右上方会显示状态和当前步骤。在项目案例页面下方有“评论”区和“事件”区,提供评审义工和申请人一个简单的按时间排序的事件表和针对此案例的评论区。

5) 项目负责人审批申请

图示附件:  项目负责人如何审批申请?

如果分配的区域负责人无法参与初审,项目负责人可以分配给其他义工,或直接参与初审。初审后,项目负责人继续按照定义的流程执行。典型的下一步是,项目负责人审核。

如果此项目案例已经通过初审,点击左子菜单“完成至下一步”,检查此步骤得完成条件和要求文档,填写评语,决定是否驳回(Reject)或是进行到下一步。

如果此案例已经被区域负责人驳回,但是此项目负责人认为可以考虑联络学校申请方补充材料,同样点击左子菜单“完成至下一步”,项目状态会从“被拒绝”变为“进行中”。

当此案例进行到最后一步,项目状态变为“已通过”。执行流程长短需要依据各个项目负责人定义的“过程”来定。

4. 项目负责人需要根据如下步骤设置每一年的项目实例

第一步: 通过点击“新建”或“复制”项目实例, 创建项目实例。

第二步: 如果是完全新建的项目实例,点击进入项目实例页面后,通过左边子菜单定义“自定义数据字段”, 这些字段将对应为项目申请表中的问题项。跳出窗口“添加数据字段”的第一项是”字段名”,需要填写字母,用于生成数据库表项。学校用户填完申请后,系统自动生成一个项目案例。如果是复制的项目实例,自定义数据字段与拷贝的项目实例中一致。

第三步: 通过子菜单“过程”, 定义项目流程,包括每一步的标题,描述, 分配人或组,需要完成的步骤, 完成条件,所需文件,备注,到期日 。如果“过程”未定义,申请表将不能发布。

第四步: 添加申请表(链接“添加”位于项目实例页的“申请表”右方)。请通过“编辑表格”中“字段”项,导入所有自定义字段作为申请表问题,收集全部项目相关数据。同时,请指名项目年份,是否可以多次填写, 到期日,标题,及描述。如果需要增加在自定义字段以外其他问题,点击“操作”下“问题”链接, 通过跳出式窗口“添加问题”填写额外问题,选择数据类型(文本框,文本域, 单选按钮,复选框,下拉框,及文件)。请注意,在自定义数据字段中没有“文件”数据类型,如果申请表需要文件,添加额为问题为文件,用户填写申请表时上载的文件会自动连入相关项目案例。表格设计完成后,仔细查看后,点击“操作”下的“发布”。

第五步: 确认以上步骤完成后,点击项目实例左方子菜单“发布“, 发布此项目实例。发布后,学校用户可以直接在此项目实例页填写申请, 或是在主菜单“表格“下浏览所有发布的表格,填写并修改。每一次表格填写或修改,相关项目负责人及区域负责人会收到电邮通知, 请按照流程,检查申请材料,审批项目案例。

点击子菜单的“项目案例”,用户可以总览此项目执行情况,如哪些学校提交申请,处理到哪个步骤,合作方,预算,通过状态,等。在此页,点击左方“显示”引出搜索菜单, 按照关键字搜索项目案例,如标题,项目实例, 当前步骤, 状态,地区,及学校。子菜单“全部案例”是用于跨项目搜索各个学校的项目案例。

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